Paperiton taloushallinto

Dokumentit, kuitit, tositteet pilveen ja mapit nuotioon!

Lakisääteinen kirjanpito perustuu tositteisiin eli kuitteihin, sopimuksiin, laskuihin, myyntiraportteihin, matkalaskuihin, asiakkaan antamiin kirjallisiin selvityksiin jne. Dokumentaatiolla eli tositteilla pystytään jälkikäteen tarvittaessa näyttämään toteen viranomaisille, että yrityksen toiminnassa on noudatettu lakeja (mm. kirjanpitolaki, osakeyhtiölaki, verolait, työsopimuslaki) ja viranomaisohjeita (mm. Verohallinnon ohjeet, Tullin ohjeet, AVI, ELY). Lakisääteistä kirjanpitoa ei voi tehdä kuulopuheiden perusteella, sen on perustuttava kirjalliseen ”todistusaineistoon” eli tositteisiin.

Suomessa lainsäädäntö on mahdollistanut tositteiden arkistoinnin pelkästään sähköisesti jo noin 20 vuotta. Uuden Kirjanpitolain mukaan edes tasekirjaa / tilinpäätöstä ei tarvitse enää tulostaa paperille. Mappeja ei tarvita siis enää edes tilinpäätösten arkistoimiseen. Koska myös tilinpäätösten allekirjoittaminen on mahdollista tehdä lain mukaan sähköisesti, tilinpäätöstä ei  missään vaiheessa tarvitse nykyään tulostaa paperille.

Tilitoimistolle tositteet ovat input, josta tuotetaan tilitoimistosopimuksen mukainen output eli lakisääteinen kirjanpito, tilinpäätökset, veroilmoitukset ja myös taloudellinen informaatio yrittäjän päätöksenteon avuksi. Jos tilitoimiston prosesseihin ei tule tätä inputia eli tositteita ei toimiteta tilitoimistolle sovitulla tavalla, tilitoimiston prosessit viivästyvät ja pahimmillaan pysähtyvät.

Kun prosessi pysähtyy puuttuvien tositteiden takia, tästä koituu turhia kustannuksia sekä asiakkaalle että tilitoimistolle. Tositteita joudutaan ensin haeskelemaan tilitoimistossa, sitten kyselemään asiakkaalta tositteiden perään. Asiakas joutuu tässä vaiheessa käyttämään arvokasta aikaansa turhauttavaan kuittien haeskeluun. Jos asiakas ei tositetta löydä haeskelustaan huolimatta,  kallis selvittelytyö jatkuu.

Kateissa olevaan kuittiin voi myös sisältyä merkittävä määrä vähennettäviä arvonlisäveroja, jotka jäävät kokonaan vähentämättä, jos tositetta ei löydy. Tosite voi siis tällaisessa tapauksessa olla kuin seteli, arvopaperi, jonka euromääräisen arvon voi lukea tositteen kohdasta: vähennettävä arvonlisävero.

Tilitoimistopalvelu on korostetusti palvelua, joka tuotetaan yhdessä asiakkaan kanssa. Enemmän kuin puoli voittoa tässä yhteistyössä on se, että asiakas toimittaa kaikkiin liiketapahtumiin tositteet tarkasti tilitoimiston kanssa sovitulla tavalla ilman, että tilitoimisto joutuu kyselemään tositteiden perään.

Onneksi tositteiden toimittamiseen ja arkistoimiseen on tänä päivänä olemassa erittäin tehokkaita työkaluja. Tositteiden skannaaminen älykännykkään ladattavalla skannausohjelmalla  (CamScanner, eScan, e-Tasku, Piikki jne) vie aikaa vain 20-30 sekuntia. Esim CamScannerilla voit yhdellä viestillä toimittaa tositteen tilitoimistolle ja samalla tallentaa tositteen esimerkiksi Evernoteen.

Skannaamisen lisäksi tärkeää on tositteiden huolellinen arkistointi, jossa siis ei tarvita fyysisiä mappeja. Itse käytän skannaamieni tositteiden arkistointiin Evernotea. Evernote on pilvipalvelu, joka muuttaa kaikki sinne toimitettavat dokumentit sisältöhaettavaan muotoon. Evernoten kännykkään ladattavalla appsilla löydän sen jälkeen sisältöhaulla kaikki tositteet, kuitit, sopimukset jne taskuni pohjalta n.15 sekunnissa olen missä tahansa. Tärkeintä on, että tiedän mitä olen hakemassa eli minun pitää vain tietää 2-3 tositteen yksilöivää ja tositteessa esiintyvää sanaa.

Hox! Löydän kaikki liiketoimintani aikana kertyneet tositteet vielä esim 5 vuoden kuluttua taskuni pohjalta n.15 sekunnissa jos vain tiedän mitä olen hakemassa. Mitä luulet, kuinka kauan menisi aikaa 5 vuoden kuluttua jonkin paperimappiin tallennetun tositteen löytämiseen?

Koska digitaalisessa toimintatavassa lisäkopioiden luominen ja tallentaminen eri paikkoihin ei tuo lainkaan lisäkustannuksia, tosite kannattaa saman tien tallentaa useampaan paikkaan pilvessä ja jättää vielä yksi kopio älykännykkään. Tämän takia yrittäjän kannattaa hankkia itselleen kännykkä, jossa on mahdollisimman paljon muistia.

Modernin taloushallinnon järjestelmissä (esim. Netvisor tai Procountor) itse järjestelmä toimii tositteiden ”loppusijoituspaikkana”, josta esimerkiksi tilintarkastajat hakevat tositteita ja josta myös verotarkastajille löydetään heidän vaatimansa dokumentaatio. Sähköisen arkistoinnin järjestelmiin voit arkistoida tositteita päällekkäin. Pilveen mahtuu kyllä! Tärkeintä on, että arkistointiin ei jää katvealueita, eikä tositteita jää arkistoimatta sillä tavalla, että ne löytyvät nopeasti.

Itselleni kävi näin muutama vuosi sitten Kroatian lomamatkalla: Joku  Suomessa (n.3000 km:n päässä) tarvitsi ehdottomasti kopion tietystä sopimuksesta heti. Löysin sopimuksen Evernotesta 15 sekunnissa, lähetin sen 30 sekunnissa sopimuksen pyytäjälle, minuutin kuluttua dokumentin tarvitsijalta tuli viesti:”Asia kunnossa. Kiitos”. Jatkoin lomaani  nauttien paitsi maisemista, myös tositteiden sähköiseen arkistointiin liittyvästä ahaa-elämyksestä!