Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa – ja miten se tehdään oikein?

25.05.2026 - Janne Leinonen

Tilitoimiston vaihtaminen tuntuu monesta vaivalloiselta ja isolta askeleelta. Todellisuudessa vaihto on usein helpompi kuin pelätään – ja oikein tehtynä se voi vapauttaa merkittävästi aikaa ja rahaa, ja ennen kaikkea, säästää hermoja. Hyvä ja toimiva yhteistyö tilitoimiston kanssa on yksi tärkeimmistä yrityksen arjen sujuvuuteen vaikuttavista asioista eikä keskinkertaiseen tai jopa huonoon palveluun kannata tyytyä. Kun hommat tilitoimiston kanssa sujuu, yrityksen arkikin sujuu mukavasti.

Toimimaton suhde ei ole ainoa tilanne, jolloin uuden tilitoimiston etsiminen on ajankohtaista: myös esimerkiksi nykyisen kirjanpitäjän eläköityminen, vaihtuminen, tai vaikka yrityksen toiminnan kasvu voivat olla sysäys uuden kirjanpitokumppanin etsimiseen. Myös tässä tilanteessa on hyvä ottaa seuraavat asiat huomioon.

Merkit siitä, että vaihto on ajankohtainen

Yhteistyö tilitoimiston kanssa toimii parhaimmillaan taustalla, huomaamattomasti. Kun asiat alkavat vaatia jatkuvaa seuraamista ja selvittelyä, on se selvä signaali, että jotain on pielessä.

Tyypillisiä haasteita ovat esimerkiksi:

• Palkanlaskennan toistuvat ongelmat: Palkanlaskenta on yksi kriittisimmistä toiminnoista – kyse on kuitenkin työntekijöiden palkoista. Virheet ovat ikäviä ja heikentävät henkilöstön luottamusta. Lisäksi selvittely vie aikaa.
• Hinnoittelu perustuu tuntityöhön ilman halua kehittää prosesseja: Kun tilitoimiston intressi on laskuttaa maksimi tunnit, eikä niinkään tavoitella tehokkuutta, on aika miettiä, mistä todella maksat.
• Toimintatavat ovat jääneet vanhoiksi: Paperisten kuittien kanssa toimiminen, useat erilliset järjestelmät sekä manuaalinen tiedonsiirto eivät kuulu modernin ja tehokkaan tilitoimiston toimintatapoihin.
• Nykyinen toimija ei tue haluamiasi järjestelmiä: Myös yrityksen muut järjestelmät voivat vaikuttaa siihen, mitä ohjelmistoa kirjanpidossa kannattaa käyttää. Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmä Visma Severa, toimii saumattomasti Netvisorin kanssa. Jos tilitoimistosi ei tue tätä yhdistelmää, voit joutua tekemään tarpeetonta työtä itse.

Mikä on paras ajankohta vaihtaa tilitoimistoa?

Paras ajankohta vaihtaa tilitoimistoa on silloin, kun päätös on tehty. Tilitoimiston vaihtaminen vaatii aina jonkin verran työtä, mutta pitkällä aikavälillä panostus kannattaa. Jos yhteistyö ei toimi, odottaminen ei paranna tilannetta. Tilitoimiston vaihtamiseen ei siis ole huonoa ajankohtaa ja uusi tilitoimistosi auttaa sinua siirtymässä.

Mitä kannattaa kysyä uudelta tilitoimistolta ennen päätöstä?

Kun kartoitat palveluntarjoajia ja keskustelet potentiaalisten uusien tilitoimistojen kanssa, nämä asiat on hyvä käydä läpi.

• Nykytilanne: Mitkä ongelmat nykyisessä yhteistyössä ovat johtaneet tähän tilanteeseen ja miten uusi toimija ratkaisisi ne?
• Toimialaosaaminen: onko tilitoimistolla jo kokemusta samasta tai samankaltaisesta  toimialasta?
• Referenssit: kannattaa pyytää muutaman referenssiasiakkaan yhteystiedot ja kysyä heiltä, ovatko he olleet palveluun tyytyväisiä.
• Järjestelmäosaaminen: Millainen järjestelmäosaaminen on? Esimerkiksi Netvisor Premium Plus -merkki kertoo, että toimija on järjestelmän asiantuntija ja pystyy laajasti ohjaamaan järjestelmän käytössä sekä toiminnan tehostamisessa.
• Auktorisointi: Onko toimija Taloushallintoliiton auktorisoima? Auktorisointi varmistaa, että taustaprosessit on auditoitu ja toiminta on laadukasta.

Mitä tilitoimiston vaihtaminen maksaa?

Tilitoimiston vaihtamisen kustannus riippuu tilanteesta: jos käytössä on jo esimerkiksi Netvisor, Procountor tai Fennoa, pelkkä palveluntarjoajan vaihtaminen ei maksa juuri mitään, kun järjestelmä pysyy samana.

Jos kuitenkin järjestelmä vaihtuu ja esimerkiksi palkansaajia on paljon, profiilien perustamiseen ja tiedon siirtämiseen voi liittyä kustannuksia. 

Miten vaihto tapahtuu käytännössä?

Kun olet löytänyt sopivan kumppanin, prosessi on suoraviivaisempi kuin moni odottaa. Asiakkaan rooli on pääosin allekirjoittaa dokumentteja ja vastata kysymyksiin. Uusi tilitoimisto hoitaa järjestelmän vaihdon ja aineistopyynnöt vanhalta tilitoimistokumppanilta.

1. Sopimus uuden toimijan kanssa
2. Käyttöoikeuksien siirto (mikäli järjestelmä pysyy samana) tai tietopyynnöt nykyisestä järjestelmästä (mikäli järjestelmä vaihtuu)
3. Verkkolaskuosoitteen päivitys tarvittaessa, uusi kumppani auttaa asiakkaiden tiedottamisessa 
4. Järjestelmäkoulutus: hyvä tilitoimisto auttaa asiakkaan henkilökunnan perehdytyksestä uuteen järjestelmään
5. Raportointiaikataulujen sopiminen

Miten onnistua uuden kumppanin löytämisessä?

Vaihto kannattaa tehdä harkiten, ei hinnan, vaan osaamisen perusteella. Jos nykyinen yhteistyö toimii hyvin, ei pienen hintaeron vuoksi kannata vaihtaa. Näennäisesti halvempi tilitoimisto voi osoittautua kalliiksi, kun virheet ja selvittelyyn käytetty aika otetaan laskelmaan mukaan.

Onnistumisessa hyvä pohjatyö ratkaisee:

• Varmista uuden toimijan taustat ja auktorisointi.
• Selvitä tarkkaan, mitä sopimus sisältää.
• Selvitä hinnoittelulogiikka: miten hinnoittelu muuttuu volyymin kasvaessa?
• Varmista toimialaosaaminen ja järjestelmätuntemus.
• Pyydä referenssit ja juttele suoraan asiakkaiden kanssa.

Harkitsetko tilitoimiston vaihtamista?

Colleqium on moderni tilitoimisto, joka tunnetaan erinomaisesta asiakastyytyväisyydestään. Mutta, älä luota vain meidän sanaamme – kurkkaa referensseistämme mitä asiakkaamme itse sanovat. 

Jos harkitset tilitoimiston vaihtoa, ota yhteyttä ja pyydä maksuton kartoitus. Käydään tilanteenne yhdessä läpi, ilman sitoumuksia.

Colleqium on Netvisor Premium Plus kumppani