Vinkkejä tilitoimiston valintaan

22.11.2017 - Kaisa Eskola

Tilitoimisto on parhaimmillaan yksi yrityksen ja yrittäjän tärkeimmistä yhteistyökumppaneista ja siksi sen valinta kannattaa tehdä huolella ja aikaa säästämättä. On monenlaisia keinoja arvottaa tilitoimistoja keskenään. Tässä muutama vinkki, jotka ainakin kannattaa ottaa huomioon ennen päätöksen tekoa.

1. Tunnista omat tarpeesi – Mitä haluat tilitoimistolta, mitkä ovat juuri sinun yrityksesi tarpeet ja toiveet?
2. Hinta-laatu-suhde – Vertaile kokonaisuutta, älä vain yhden toiminnon yksittäistä hintaa!
3. Henkilökemiat – Varmista, että olette kirjanpitäjäsi kanssa samalla aaltopituudella ja ajatuksenne yrityksen kehittämisestä ja taloushallinnosta ovat yhteneväisiä.
4. Referenssit – Saat arvokasta tietoa tilitoimistoista lukemalla ja kuuntelemalla muiden yritysten näkemyksiä ja kokemuksia saamastaan palvelusta.
5. Auktorisointi, ammattitaito ja palvelukyky – Varmista, että valitsemasi tilitoimiston ammattitaito ja palvelukyky ovat kohdillaan.

1. Tunnista omat tarpeesi

Yritysten tarpeet vaihtelevat paljon. Mitä toivot tilitoimistolta? Kun tunnistat omat tarpeesi ja toiveesi, on eri vaihtoehtojen vertailukin helpompaa. Tällöin sinun on myös helpompi kommunikoida tarvitsemasi palvelut tilitoimistolle ja saada juuri sinun yksilöllisiin tarpeisiin räätälöity palvelukokonaisuus.

Riittääkö sinulle, että voit toimittaa kuitit ja tositteet yhteen osoitteeseen ja sinun ei itse tarvitse huolehtia niiden käsittelystä? Haluatko, että tilitoimisto on yhteistyökumppani, jonka kanssa yritystä viedään yhdessä kehittäen eteenpäin? Haluatko niin sanotun avaimet käteen –ratkaisun, jossa sinun ei tarvitse miettiä kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyviä koukeroita ollenkaan? Vai haluatko olla tiiviisti yhteydessä ja osallistua itsekin aktiivisesti talouden hallintaan? Yrityksen tarpeista riippuen, tilitoimisto voi parhaimmillaan olla kuin oma taloushallinto-osastosi, joka osallistuu aktiivisesti liiketoimintasi kehittämiseen ja eteenpäin viemiseen. Tilitoimisto voi myös tarvittaessa ottaa vastuun koko taloushallintosi pyörittämisestä. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä ja tilitoimiston tapaamista, kannattaa siis miettiä minkälaista palvelua itse tarvitset ja minkä verran sinulla itselläsi on resursseja ja halua osallistua taloushallinnon hoitoon.

2. Hinta-laatusuhde

Tarjouspyyntöjä lähettämällä olisi helppoa tehdä päätös vain hinnan perusteella. Pelkkään nimellishintaan ei päätöstään kannata kuitenkaan perustaa, vaikka se merkittävä tekijä onkin. Pelkkien eurojen sijaan huomiota kannattaa kiinnittää enemmän siihen, mitä sillä tarjotulla hinnalla saa. Onko hinnoittelu kiinteää vai esimerkiksi tunti- tai tositeperusteista? Saatko tarjotulla hinnalla juuri sen palvelun, mitä itse tarvitset? Miten mahdollisista lisätöistä laskutetaan? Mitä muita lisäpalveluja ja lisäarvoa tilitoimisto mahdollisesti voi sinulle tarjota? Tärkeää onkin siis verrata ennemmin kokonaisuutta kuin yhden yksittäisen toiminnon hintaa.

Parhaimmillaan tilitoimisto voi toimillaan auttaa säästämään aikaa ja rahaa, kun prosesseja ja toimintaa kehitetään. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa sen, että yrityksellä on koko ajan käytössään ajantasaista tietoa taloudellisesta tilanteesta ja näin yrityksen toiminta tehostuu ja taloudellinen reagointi nopeutuu.

3. Henkilökemiat

Kirjanpitäjä on yrittäjän ja yrityksen tärkeimpiä yhteistyökumppaneita ja siksi on tärkeää, että henkilökemiat kohtaavat. Olettehan samalla aaltopituudella ja ajatuksenne taloushallinnosta ja yrityksesi kehittämisestä ovat yhteneväisiä. Onnistuneen palvelukokemuksen avaimia ovat vaivaton kommunikointi ja hyvä yhteydenpito. Juuri tästä syystä tilitoimiston ja kirjanpitäjän valintaa ei kannata tehdä pelkästään sähköpostilla lähetettyjen tarjousten perusteella.

Tilitoimiston valintaan kannattaa suhtautua samanlaisella mentaliteetilla kuin uuden työntekijän rekrytoimiseen. Haluathan, että ajatusmaailmanne kohtaavat ja yhteistyö on saumatonta. Kasvotusten keskustelemalla on myös helpompi kertoa yrityksesi liiketoiminnasta ja varmistaa kirjanpitäjän ammattitaito.

4. Referenssit

Jotta saat hyvän kokonaiskuvan tarjolla olevista yhteistyökumppaneista, on referenssien lukeminen tehokas tapa saada varmistusta ajatuksille. Onko tilitoimistolla mahdollisesti kokemusta samalta alalta tai samankaltaisista yrityksistä? Onko tuttavapiirissäsi kokemuksia, joista voisit hyötyä? Mikäli tilitoimiston sivuilla ei ole suoraan lueteltuna mahdollisia referenssejä, saa niitä varmasti pyytämällä.

5. Auktorisointi, ammattitaito ja palvelukyky

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän ammattitaidon varmistaminen on tärkeää. Taloushallintoliiton auktorisoimat tilitoimistot ovat tässä suhteessa varmoja valintoja. Auktorisoinnin saavat vain tilitoimistot, joissa työskentelee KLT-tutkinnon suorittaneita ammattilaisia ja jotka täyttävät taloushallintoliiton asettamat standardit.

Sujuvan ja onnistuneen palvelukokemuksen tae on ammattitaidon lisäksi hyvä palvelukyky. On tärkeää, että kirjanpitäjä on saavutettavissa aina tarvittaessa ja että esimerkiksi loma-ajat eivät vaikuta saamasi palvelun laatuun. Varmista siis, että valitsemasi tilitoimisto on ottanut huomioon kirjanpidon jatkuvuuden ja keskeytymättömän palvelun tarjoamisen omissa resursseissaan.