Hyvinvoinnin tuottaminen on yritystoiminnan perimmäinen tavoite ja itse asiassa koko yhteiskuntamme tärkein tavoite, näin minä asian näen. Kansakunnan menestys mitataan mielestäni sillä, miten se onnistuu tuottamaan hyvinvointia jäsenilleen. Jari Sarasvuo taisi joskus sanoa, että taloudellinen kasvu ilman hyvinvoinnin kasvua ja henkistä kasvua on irvokasta. Ihan hyvin sanottu. Colleqiumin missiona on tuottaa talouden ja hallinnon osaamisellamme hyvinvointia asiakkaillemme ja muille sidosryhmillemme  työntekijät ja yhteistyökumppanit mukaan lukien. Esim laadukkaan taloudellisen informaation myötä asiakkaamme pystyvät tekemään parempia taloudellisia päätöksiä, jotka edistävät heidän taloudellista hyvinvointiaan. Laadukas taloushallinto tuo myös hallinnan tunnetta yritystoimintaan ja edistää sitä kautta henkistä hyvinvointia. Yrittäjien hyvinvoinnin ja hyvän tilitoimistopalvelun välinen yhteys on 10- vuotisen tilitoimistourani aikana tullut minulle hyvin selväksi. Hyvinvoinnin tuottamisessa tärkeää on mielestäni myös se, miten me kommunikoimme keskenämme. Järjestelmät ovat epätäydellisiä, viranomaiset ovat epätäydellisiä, me ihmiset olemme epätäydellisiä ja itse asiassa koko maailma on kovin epätäydellinen (tai sitten epätäydellisyydessään täydellinen). Tehokkaimmin selvitämme epätäydellisyyden tuottamat ongelmat ja poikkeamat kun kommunikoimme asiat tiukimmankin paikan tullen ystävällisesti, asiallisesti ja ymmärrettävästi. Tällainen kommunikointi vahvistaa luottamusta, joka on puolestaan yksi tärkeimmistä työhyvinvoinnin tekijöistä. Uskon, että tiimimme hoitaa vaativan työnsä ja palvelee asiakkaitamme erinomaisella tasollaan, kun he voivat hyvin työssään. Luottamus auttaa jaksamaan ja mahdollistaa sen, että uskallamme tuoda esiin myös eriävän mielipiteemme. Tämä on tärkeää, koska nykyaikaisessa itseohjautuvista asiantuntijoista koostuvassa asiantuntijaorganisaatiossa asioiden kehittäminen ei tapahdu ylhäältä alaspäin vaan kaikki tiimin jäsenet kehittävät aktiivisesti itseään, työtään ja koko organisaatiota. Johtaminen on jaettua ja siihen voivat kaikki osallistua. Kuunteleminen on yrityksen johdon tärkein työkalu. Näitä pohtiessani olin yhteydessä Hyvinvointivalmennus Hälsan Henri Karjulaan ja pyysin häneltä hyvinvointi-aiheisen blogini jatkeeksi hyvinvoinnin asiantuntijan konkreettiset vinkit työhyvinvoinnin lisäämiseen. Henrin antama tiivis 7 kohdan lista on meille kaikille hyvä kertaus hyvinvoinnin perusasioista: 7 vinkkiä työssä jaksamiseen ja energiseen päivään! Huolehdi työn, vapaa-ajan ja levon tasapainosta. Kaikkien elämän osa-alueiden tasapaino luo perustan työssä jaksamiselle. 8+8+8-sääntö siivittää meidät hyvään lopputulokseen.Huolehdi päivittäisestä…

Lakisääteinen kirjanpito perustuu tositteisiin eli kuitteihin, sopimuksiin, laskuihin, myyntiraportteihin, matkalaskuihin, asiakkaan antamiin kirjallisiin selvityksiin jne. Dokumentaatiolla eli tositteilla pystytään jälkikäteen tarvittaessa näyttämään toteen viranomaisille, että yrityksen toiminnassa on noudatettu lakeja (mm. kirjanpitolaki, osakeyhtiölaki, verolait, työsopimuslaki) ja viranomaisohjeita (mm. Verohallinnon ohjeet, Tullin ohjeet, AVI, ELY). Lakisääteistä kirjanpitoa ei voi tehdä kuulopuheiden perusteella, sen on perustuttava kirjalliseen ”todistusaineistoon” eli tositteisiin. Suomessa lainsäädäntö on mahdollistanut tositteiden arkistoinnin pelkästään sähköisesti jo noin 20 vuotta. Uuden Kirjanpitolain mukaan edes tasekirjaa / tilinpäätöstä ei tarvitse enää tulostaa paperille. Mappeja ei tarvita siis enää edes tilinpäätösten arkistoimiseen. Koska myös tilinpäätösten allekirjoittaminen on mahdollista tehdä lain mukaan sähköisesti, tilinpäätöstä ei  missään vaiheessa tarvitse nykyään tulostaa paperille. Tilitoimistolle tositteet ovat input, josta tuotetaan tilitoimistosopimuksen mukainen output eli lakisääteinen kirjanpito, tilinpäätökset, veroilmoitukset ja myös taloudellinen informaatio yrittäjän päätöksenteon avuksi. Jos tilitoimiston prosesseihin ei tule tätä inputia eli tositteita ei toimiteta tilitoimistolle sovitulla tavalla, tilitoimiston prosessit viivästyvät ja pahimmillaan pysähtyvät. Kun prosessi pysähtyy puuttuvien tositteiden takia, tästä koituu turhia kustannuksia sekä asiakkaalle että tilitoimistolle. Tositteita joudutaan ensin haeskelemaan tilitoimistossa, sitten kyselemään asiakkaalta tositteiden perään. Asiakas joutuu tässä vaiheessa käyttämään arvokasta aikaansa turhauttavaan kuittien haeskeluun. Jos asiakas ei tositetta löydä haeskelustaan huolimatta,  kallis selvittelytyö jatkuu. Kateissa olevaan kuittiin voi myös sisältyä merkittävä määrä vähennettäviä arvonlisäveroja, jotka jäävät kokonaan vähentämättä, jos tositetta ei löydy. Tosite voi siis tällaisessa tapauksessa olla kuin seteli, arvopaperi, jonka euromääräisen arvon voi lukea tositteen kohdasta: vähennettävä arvonlisävero. Tilitoimistopalvelu on korostetusti palvelua, joka tuotetaan yhdessä asiakkaan kanssa. Enemmän kuin puoli voittoa tässä yhteistyössä on se, että asiakas toimittaa kaikkiin liiketapahtumiin tositteet tarkasti tilitoimiston kanssa sovitulla tavalla ilman, että tilitoimisto joutuu kyselemään tositteiden perään. Onneksi tositteiden toimittamiseen ja arkistoimiseen on tänä päivänä olemassa erittäin tehokkaita työkaluja. Tositteiden skannaaminen älykännykkään ladattavalla skannausohjelmalla  (CamScanner, eScan, e-Tasku, Piikki jne) vie aikaa vain 20-30 sekuntia. Esim CamScannerilla voit yhdellä viestillä toimittaa tositteen tilitoimistolle ja samalla…

Mitä yhteistä on lankapuhelimella, laskutikulla, C-kasetilla ja paperimapeilla? Aivan oikein, nämä kaikki ovat tarpeettomia tänä päivänä. Sähköisessä taloushallinnossa tosite on aina tallessa sen tapahtuman liitteenä, josta tosite on syntynyt. Paperilaskut ovat mapeissa jossain, yleensä joko asiakkaan toimistossa tai tilitoimistossa, mutta eivät useinkaan siellä, missä tositteiden tarvitsija on. Tiedon tarvitsijoita voi olla useampia vaikkapa eri puolella maata ja sähköisessä taloushallinnossa aineisto on aina kaikkien sitä tarvitsevien käytössä. Säästää aikaa, vaivaa, rahaa ja hermoja. Sähköinen taloushallinto on ajasta ja paikasta riippumaton Sähköisen taloushallinnon eli pilvipalveluna toteutetun taloushallinnon ja paperikirjanpidon välinen ero on samankaltainen kuin esimerkiksi Spotifyn ja C-kasetin välinen ero. Spotifyssa pystyt kuuntelemaan juuri sitä musiikkia mitä haluat, milloin haluat, missä haluat ilman fyysisen esineen kuten C-kasetin asettamia rajoitteita. Samalla tavalla sähköisessä taloushallinnossa sinulla on pääsy taloushallinnon informaatioon ja työkaluihin missä tahansa, milloin tahansa ilman, että sinun tarvitsee olla tietyssä paikassa tai kuljettaa taloushallinnon aineistoja mukanasi. Käytännössä kukaan meistä ei käytä enää lankapuhelimia, laskutikkuja, C-kasetteja tai kirjoituskoneita. Silti suuri osa yrittäjistä käyttää edelleen paperimappeja ja availee paperilaskuja. Netvisor ja Procountor yrittäjän apuna Me luotamme tilitoimisto-palveluissamme 100%:sti paperittomaan taloushallintoon. Asiakkamme voivat valita johtavista taloudenhallintaohjelmistoista joko Netvisorin tai Procountorin. Sähköisen taloushallinnon hyötyjä on käsitelty myös aikaisemmissa blogeissamme. Hyötyihin lukeutuvat muun muassa sähköisen taloushallinnon matala hiilijalanjälki sekä esimerkiksi taloudellisen informaation hyväksikäyttö.

Paras kuviteltavissa oleva taloushallinto on ehkä tulevaisuudessa tekoälyn avulla täysin automatisoitua taloushallintoa, jossa ihmiselle jäävät lähinnä vain taloudellisen informaation hyväksikäyttöön, päätöksentekoon ja ongelman ratkaisuun liittyvät tehtävät. Kaikki rutiinityöt on automatisoitu. Tällä hetkellä paras kuviteltavissa ja myös toteutettavissa oleva taloushallinto on moderni, pilvipalveluna esimerkiksi Procountor- tai Netvisor-järjestelmän avulla tuotettu, hyvin pitkälti automatisoitu, täysin ajasta ja paikasta riippumaton, 100%:n paperiton, hyvin reaaliaikaista taloudellista informaatiota tuottava taloushallinto, jossa yrittäjän tukena on asiantunteva tilitoimisto. Automatisoidut ja puoliautomatisoidut rutiinit Modernin taloushallinnon avulla suuri osa rutiineista saadaan kokonaan automatisoitua. Ne taloushallinnon toistuvat tehtävät, joita ei saada täysin automatisoitua, puoliautomatisoidaan. Puoliautomatisoinnilla tarkoitan sitä, että tehtävästä tehdään niin helppoa rutiinia, että sitä ei edes välttämättä muista tehneensä (vrt. hampaiden pesu). Tyypillinen esimerkki puoliautomatisoidusta taloushallinnon rutiinitehtävästä on pankki- tai luottokorttitapahtuman tositteen toimittaminen tilitoimistolle. Puoliautomaattinen toimenpide on esimerkiksi se, kun otat kuittiskannerilla kuvan kuitista (joka vie aikaa noin 20 sekuntia) aina saman tien kun olet sen saanut käteesi ja lähetät sen tilitoimistolle. Sitä ei oikein huomaakaan, se vain tuli tehtyä. Parhaassa tällä hetkellä toteutettavissa olevassa taloushallinnossa taloushallinnon rutiinit on siis hyvin pitkälti automatisoitu ja puoliautomatisoitu, taloushallinnon prosessit on ensin huolella mietitty ja suunniteltu yhdessä tilitoimiston kanssa ja yrittäjän taloudellisen tiedon tarpeet on mietitty jo etukäteen. Kohdekuukauden kirjanpito on valmis hyvin nopeasti kohdekuukauden päätyttyä ja sitä koskeva tulosraportti on liitetietoja vaille tilinpäätöstasoinen raportti kohdekuukauden taloudellisesta tuloksesta. Taseen luvut kertovat yrityksen taloudellisen aseman kehityksestä (esim. lainojen lyhentyminen, myyntisaamisten määrän kehittyminen, oman pääoman eli nettovarallisuuden kertyminen). Yrittäjä pystyy kuukausitasolla seuraamaan yrityksensä kannattavuuden ja taloudellisen aseman kehittymistä suhteessa aiempiin kuukausiin, edelliseen vuoteen tai esimerkiksi tavoitteisiin nähden. Paras taloushallinto on taloushallinnon rutiinien osalta huomaamatonta, asiat vain hoituvat ilman mainittavaa ajankäyttöä. Jos yrittäjä joutuu kiinnittämään kovasti huomiota taloushallinnon rutiineihin ja käyttämään niihin aikaa, tämä on merkki siitä, että taloushallinnossa on kehittämisen varaa. Taloudellisen informaation hyväksikäyttö Parhaassa kuviteltavissa olevassa taloushallinnossa, taloudellisen informaation hyväksikäyttö nousee vahvasti esille. Yrittäjä käyttää…

Helsingin Sanomat uutisoi 29.10.2017 maan ilmakehän hiildioksidipitoisuuden olevan nyt ennätyslukemissa hiilidioksidipitoisuuden edelleen kasvaessa ennätysvauhtia. Viimevuotinen kasvu oli Helsingin Sanomien mukaan 50 prosenttia nopeampaa kuin keskimäärin kymmenen edellisen vuoden aikana. Kiihtyvä kasvuvauhti tarkoittaa sitä, että ilmaston lämpenemistä on koko ajan vaikeampi estää, jos emme saa nopeasti tehtyä tarvittavia muutoksia. Myös me yrittäjät pystymme omilla valinnoillamme vaikuttamaan ympäristöömme. Finanssialan keskusliiton tekemän selvityksen mukaan esimerkiksi sähköisen taloushallinnon tuottama hiilijalanjälki on noin 90% pienempi kuin paperikirjanpidon tuottama hiilijalanjälki. Satojen miljoonien paperilaskujen printtaaminen, kuorittaminen ja muu käsittely (= paperin pyörittely),  kuljettelu ympäri Suomea ja ulkomaita myöten erilaisilla kulkuneuvoilla kuorma-autoista lentokoneisiin asti vie paitsi paljon enemmän aikaa, myös rasittaa luontoa paljon enemmän kuin ympäristöystävällinen ja kustannustehokas sähköinen taloushallinto. Haluatko sinä säästää merkittävästi omaa aikaasi ja rahaa? Oletko sitä mieltä, että ihmisen päästöillään aiheuttaman ilmastomuutoksen pysäyttämiseksi pitäisi tehdä kaikki mahdollinen? Jos vastasit molempiin kysymyksiin myöntävästi, Netvisor tai Procountor on oikea valinta taloushallinnon järjestelmäksesi. Tutustu järjestelmiin ja ota meihin yhteyttä!

Oletko koskaan pohtinut miksi tilitoimistosopimuksesi irtisanomisaika on 2 kuukautta tai jopa 3 kuukautta? Miten pitkä irtisanomisaika vaikuttaa tilanteessa, jossa haluat vaihtaa tilitoimistoa? Onko jossain olemassa joku laki, joka määrää tilitoimistosopimuksen irtisanomisajaksi vähintään 2 kk vai olisiko tämä sopimusehto osapuolten keskenään sovittavissa oleva asia? Itse olen yrittäjänä kantapään kautta oppinut sen, että neuvottelen kaikkien ostosopimusteni irtisanomisajat mahdollisimman lyhyeksi. Maailma muuttuu kovaa vauhtia ympärillämme, minkä vuoksi vaihtoehdot on hyvä pitää mahdollisimman avoimena. Itse koen pitkät irtisanomisajat kuin ”käsirautoina asiakkaan ranteissa”. Kannustankin nyt kaikkia yrittäjiä tarkistamaan tilitoimistosopimuksensa irtisanomisajan. Jos se on 2 kk tai jopa 3 kk, sopimusehdot kannattaa neuvotella uusiksi siten, että irtisanomisajaksi sovitaan enintään 1 kk. Pitkä irtisanomisaika ei ole asiakkaan edun mukaista, eikä itse asiassa edes tilitoimiston oman edun mukaista. Tilitoimiston edun mukaista on pitkäjänteisesti toimittaessa tehdä asiakkaalle tilitoimiston vaihtaminen mahdollisimman helpoksi ja vielä muistuttaa asiakasta siitä, että tilitoimiston vaihtaminen on sähköisen taloushallinnon toimintaympäristössä helpompaa kuin puhelinoperaattorin vaihto. Tilitoimiston toiminta kehittyy silloin oikeaan suuntaan eli sellaiseksi, että sen tärkeimpänä tavoitteena on palvella asiakasta erinomaisesti.  Pitkällä tähtäyksellä myös tilitoimisto menestyy paremmin asettaessaan itsensä kilpailulle alttiiksi.  Pitkien irtisanomisaikojen taakse suojautuminen ja tilitoimiston vaihtamisen vaikeuden korostaminen ei ole asiakkaan, eikä siis myöskään tilitoimiston etu pitkällä aikavälillä.