Toukokuun 25. päivä taivas putoaa – vai putoaako sittenkään? EU:n tietosuoja-asetus on aikaansaanut pyörremyrskyn yrityksille kohdennetussa uutisoinnissa ja palvelujen tarjoamisessa. Herättely on ollut ehdottoman tarpeellista, mutta sitä on leimannut kautta linjan myrskyvaroitukseen liittyvä epäluulon ja uhkakuvien painottuminen. Tietosuojasääntely ei ole uusi asia EU:ssa. Voimassa oleva henkilötietolakimme perustuu henkilötietodirektiiviin, joka on jo yli 20 vuotta vanha. Kansallinen lainsäädäntömme on jo nyt tietosuojan saralla kattavaa ja laadukasta. Kokonaisuus kestää mallikkaasti kansainvälisen vertailun. Vähäiselle huomiolle jäänyt seikka tarkoittaa sitä, että monella muulla unionin jäsenvaltiolla tai unionin alueella toimivalla yrityksellä onkin Suomeen verrattuna varsin mittava haaste edessään. Uuden tietosuoja-asetuksen tausta ja tarve juontaa juurensa vanhan direktiivin kirjavaan kansalliseen soveltamiseen jäsenvaltioissa, epäyhtenäiseen tietosuojan tasoon ja digitalisaation hurjaan kehityskulkuun. Toisin kuin vanha direktiivi, asetus on suoraan sovellettavaa oikeutta jäsenvaltioissa ja yhtenä sen keskeisistä tavoitteista on harmonisoida tietosuojaa koskevat säännökset 500 miljoonan ihmisen eurooppalaisilla markkinoilla. Panoksia on siis kovennettu, mutta miksi? Kaikkialle levinnyt digitalisaatio on paitsi suuri mahdollisuus, myös todellinen riski yksityisyyttämme kohtaan. Teknologiakehityksen rattaissa pyörivät mittavien etujen lisäksi yksityisyyden suojaan liittyvät uhkakuvat ja juuri siihen tietosuoja-asetus pyrkii vastaamaan. Sääntelemätön organisaatiokeskeinen henkilötietojen kerääminen, jakaminen ja hyödyntäminen verkkoyhteiskunnassa on äärimmäinen uhka yksityisyydensuojalle, sillä tietoa meistä kaikista totisesti riittää. Mittakaava on valtava ja syntyvän informaation tempo omaa luokkaansa. Teemme esimerkiksi minuutissa noin neljä miljoonaa Google-hakua ja lähes saman määrän Facebook-postauksia. Näiden tietojen yhdistely, analysointi, jakaminen ja profilointi voi äärimmillään johtaa täysin hallitsemattomaan tilanteeseen, jossa perus- ja ihmisoikeutena suojattu oikeus yksityisyyteen on enemmän kuin vaarassa. Merkittävänä uhkana näyttäytyvät myös organisaatioiden ulkopuolelta tuleva henkilötietoja hyödyntävä verkkorikollisuus ja identiteettivarkaudet. Esimerkit olivat suuryrityksiä, mutta tietovarannot koskettavat kaikkia toimijoita – uhkineen ja mahdollisuuksineen. Kun tähän näkökulmaan lisätään tietosuoja-asetuksen tavoitteet nimenomaisesti edistää digitalisaatiota, lisätä luottamusta verkkoyhteiskuntaan, parantaa tuottavuutta ja samalla taata yksilön henkilötietojen suoja sekä jokaiselle kuuluva itsemääräämisoikeus, pitäisi asetuksen näyttäytyä pikemminkin positiivisena kokonaisuutena. Tunnelma yrityksissä on kuitenkin epäluuloinen ja kaikkea muuta kuin positiivinen. Mistä…

Lakisääteinen kirjanpito perustuu tositteisiin eli kuitteihin, sopimuksiin, laskuihin, myyntiraportteihin, matkalaskuihin, asiakkaan antamiin kirjallisiin selvityksiin jne. Dokumentaatiolla eli tositteilla pystytään jälkikäteen tarvittaessa näyttämään toteen viranomaisille, että yrityksen toiminnassa on noudatettu lakeja (mm. kirjanpitolaki, osakeyhtiölaki, verolait, työsopimuslaki) ja viranomaisohjeita (mm. Verohallinnon ohjeet, Tullin ohjeet, AVI, ELY). Lakisääteistä kirjanpitoa ei voi tehdä kuulopuheiden perusteella, sen on perustuttava kirjalliseen ”todistusaineistoon” eli tositteisiin. Suomessa lainsäädäntö on mahdollistanut tositteiden arkistoinnin pelkästään sähköisesti jo noin 20 vuotta. Uuden Kirjanpitolain mukaan edes tasekirjaa / tilinpäätöstä ei tarvitse enää tulostaa paperille. Mappeja ei tarvita siis enää edes tilinpäätösten arkistoimiseen. Koska myös tilinpäätösten allekirjoittaminen on mahdollista tehdä lain mukaan sähköisesti, tilinpäätöstä ei  missään vaiheessa tarvitse nykyään tulostaa paperille. Tilitoimistolle tositteet ovat input, josta tuotetaan tilitoimistosopimuksen mukainen output eli lakisääteinen kirjanpito, tilinpäätökset, veroilmoitukset ja myös taloudellinen informaatio yrittäjän päätöksenteon avuksi. Jos tilitoimiston prosesseihin ei tule tätä inputia eli tositteita ei toimiteta tilitoimistolle sovitulla tavalla, tilitoimiston prosessit viivästyvät ja pahimmillaan pysähtyvät. Kun prosessi pysähtyy puuttuvien tositteiden takia, tästä koituu turhia kustannuksia sekä asiakkaalle että tilitoimistolle. Tositteita joudutaan ensin haeskelemaan tilitoimistossa, sitten kyselemään asiakkaalta tositteiden perään. Asiakas joutuu tässä vaiheessa käyttämään arvokasta aikaansa turhauttavaan kuittien haeskeluun. Jos asiakas ei tositetta löydä haeskelustaan huolimatta,  kallis selvittelytyö jatkuu. Kateissa olevaan kuittiin voi myös sisältyä merkittävä määrä vähennettäviä arvonlisäveroja, jotka jäävät kokonaan vähentämättä, jos tositetta ei löydy. Tosite voi siis tällaisessa tapauksessa olla kuin seteli, arvopaperi, jonka euromääräisen arvon voi lukea tositteen kohdasta: vähennettävä arvonlisävero. Tilitoimistopalvelu on korostetusti palvelua, joka tuotetaan yhdessä asiakkaan kanssa. Enemmän kuin puoli voittoa tässä yhteistyössä on se, että asiakas toimittaa kaikkiin liiketapahtumiin tositteet tarkasti tilitoimiston kanssa sovitulla tavalla ilman, että tilitoimisto joutuu kyselemään tositteiden perään. Onneksi tositteiden toimittamiseen ja arkistoimiseen on tänä päivänä olemassa erittäin tehokkaita työkaluja. Tositteiden skannaaminen älykännykkään ladattavalla skannausohjelmalla  (CamScanner, eScan, e-Tasku, Piikki jne) vie aikaa vain 20-30 sekuntia. Esim CamScannerilla voit yhdellä viestillä toimittaa tositteen tilitoimistolle ja samalla…

Mitä yhteistä on lankapuhelimella, laskutikulla, C-kasetilla ja paperimapeilla? Aivan oikein, nämä kaikki ovat tarpeettomia tänä päivänä. Sähköisessä taloushallinnossa tosite on aina tallessa sen tapahtuman liitteenä, josta tosite on syntynyt. Paperilaskut ovat mapeissa jossain, yleensä joko asiakkaan toimistossa tai tilitoimistossa, mutta eivät useinkaan siellä, missä tositteiden tarvitsija on. Tiedon tarvitsijoita voi olla useampia vaikkapa eri puolella maata ja sähköisessä taloushallinnossa aineisto on aina kaikkien sitä tarvitsevien käytössä. Säästää aikaa, vaivaa, rahaa ja hermoja. Sähköinen taloushallinto on ajasta ja paikasta riippumaton Sähköisen taloushallinnon eli pilvipalveluna toteutetun taloushallinnon ja paperikirjanpidon välinen ero on samankaltainen kuin esimerkiksi Spotifyn ja C-kasetin välinen ero. Spotifyssa pystyt kuuntelemaan juuri sitä musiikkia mitä haluat, milloin haluat, missä haluat ilman fyysisen esineen kuten C-kasetin asettamia rajoitteita. Samalla tavalla sähköisessä taloushallinnossa sinulla on pääsy taloushallinnon informaatioon ja työkaluihin missä tahansa, milloin tahansa ilman, että sinun tarvitsee olla tietyssä paikassa tai kuljettaa taloushallinnon aineistoja mukanasi. Käytännössä kukaan meistä ei käytä enää lankapuhelimia, laskutikkuja, C-kasetteja tai kirjoituskoneita. Silti suuri osa yrittäjistä käyttää edelleen paperimappeja ja availee paperilaskuja. Netvisor ja Procountor yrittäjän apuna Me luotamme tilitoimisto-palveluissamme 100%:sti paperittomaan taloushallintoon. Asiakkamme voivat valita johtavista taloudenhallintaohjelmistoista joko Netvisorin tai Procountorin. Sähköisen taloushallinnon hyötyjä on käsitelty myös aikaisemmissa blogeissamme. Hyötyihin lukeutuvat muun muassa sähköisen taloushallinnon matala hiilijalanjälki sekä esimerkiksi taloudellisen informaation hyväksikäyttö.

Paras kuviteltavissa oleva taloushallinto on ehkä tulevaisuudessa tekoälyn avulla täysin automatisoitua taloushallintoa, jossa ihmiselle jäävät lähinnä vain taloudellisen informaation hyväksikäyttöön, päätöksentekoon ja ongelman ratkaisuun liittyvät tehtävät. Kaikki rutiinityöt on automatisoitu. Tällä hetkellä paras kuviteltavissa ja myös toteutettavissa oleva taloushallinto on moderni, pilvipalveluna esimerkiksi Procountor- tai Netvisor-järjestelmän avulla tuotettu, hyvin pitkälti automatisoitu, täysin ajasta ja paikasta riippumaton, 100%:n paperiton, hyvin reaaliaikaista taloudellista informaatiota tuottava taloushallinto, jossa yrittäjän tukena on asiantunteva tilitoimisto. Automatisoidut ja puoliautomatisoidut rutiinit Modernin taloushallinnon avulla suuri osa rutiineista saadaan kokonaan automatisoitua. Ne taloushallinnon toistuvat tehtävät, joita ei saada täysin automatisoitua, puoliautomatisoidaan. Puoliautomatisoinnilla tarkoitan sitä, että tehtävästä tehdään niin helppoa rutiinia, että sitä ei edes välttämättä muista tehneensä (vrt. hampaiden pesu). Tyypillinen esimerkki puoliautomatisoidusta taloushallinnon rutiinitehtävästä on pankki- tai luottokorttitapahtuman tositteen toimittaminen tilitoimistolle. Puoliautomaattinen toimenpide on esimerkiksi se, kun otat kuittiskannerilla kuvan kuitista (joka vie aikaa noin 20 sekuntia) aina saman tien kun olet sen saanut käteesi ja lähetät sen tilitoimistolle. Sitä ei oikein huomaakaan, se vain tuli tehtyä. Parhaassa tällä hetkellä toteutettavissa olevassa taloushallinnossa taloushallinnon rutiinit on siis hyvin pitkälti automatisoitu ja puoliautomatisoitu, taloushallinnon prosessit on ensin huolella mietitty ja suunniteltu yhdessä tilitoimiston kanssa ja yrittäjän taloudellisen tiedon tarpeet on mietitty jo etukäteen. Kohdekuukauden kirjanpito on valmis hyvin nopeasti kohdekuukauden päätyttyä ja sitä koskeva tulosraportti on liitetietoja vaille tilinpäätöstasoinen raportti kohdekuukauden taloudellisesta tuloksesta. Taseen luvut kertovat yrityksen taloudellisen aseman kehityksestä (esim. lainojen lyhentyminen, myyntisaamisten määrän kehittyminen, oman pääoman eli nettovarallisuuden kertyminen). Yrittäjä pystyy kuukausitasolla seuraamaan yrityksensä kannattavuuden ja taloudellisen aseman kehittymistä suhteessa aiempiin kuukausiin, edelliseen vuoteen tai esimerkiksi tavoitteisiin nähden. Paras taloushallinto on taloushallinnon rutiinien osalta huomaamatonta, asiat vain hoituvat ilman mainittavaa ajankäyttöä. Jos yrittäjä joutuu kiinnittämään kovasti huomiota taloushallinnon rutiineihin ja käyttämään niihin aikaa, tämä on merkki siitä, että taloushallinnossa on kehittämisen varaa. Taloudellisen informaation hyväksikäyttö Parhaassa kuviteltavissa olevassa taloushallinnossa, taloudellisen informaation hyväksikäyttö nousee vahvasti esille. Yrittäjä käyttää…

Helsingin Sanomat uutisoi 29.10.2017 maan ilmakehän hiildioksidipitoisuuden olevan nyt ennätyslukemissa hiilidioksidipitoisuuden edelleen kasvaessa ennätysvauhtia. Viimevuotinen kasvu oli Helsingin Sanomien mukaan 50 prosenttia nopeampaa kuin keskimäärin kymmenen edellisen vuoden aikana. Kiihtyvä kasvuvauhti tarkoittaa sitä, että ilmaston lämpenemistä on koko ajan vaikeampi estää, jos emme saa nopeasti tehtyä tarvittavia muutoksia. Myös me yrittäjät pystymme omilla valinnoillamme vaikuttamaan ympäristöömme. Finanssialan keskusliiton tekemän selvityksen mukaan esimerkiksi sähköisen taloushallinnon tuottama hiilijalanjälki on noin 90% pienempi kuin paperikirjanpidon tuottama hiilijalanjälki. Satojen miljoonien paperilaskujen printtaaminen, kuorittaminen ja muu käsittely (= paperin pyörittely),  kuljettelu ympäri Suomea ja ulkomaita myöten erilaisilla kulkuneuvoilla kuorma-autoista lentokoneisiin asti vie paitsi paljon enemmän aikaa, myös rasittaa luontoa paljon enemmän kuin ympäristöystävällinen ja kustannustehokas sähköinen taloushallinto. Haluatko sinä säästää merkittävästi omaa aikaasi ja rahaa? Oletko sitä mieltä, että ihmisen päästöillään aiheuttaman ilmastomuutoksen pysäyttämiseksi pitäisi tehdä kaikki mahdollinen? Jos vastasit molempiin kysymyksiin myöntävästi, Netvisor tai Procountor on oikea valinta taloushallinnon järjestelmäksesi. Tutustu järjestelmiin ja ota meihin yhteyttä!

Elämme juuri parasta pikkujouluaikaa ja kohta taas joulupukkikin matkaan käy. Myös yrityksillä saattaa olla halukkuutta antaa henkilöstölleen joululahja. Avaamme tässä kirjoituksessa pääpiirteitä verotuksen ja kirjanpidon näkökulmasta näihin ajankohtaisiin aiheisiin liittyen. Pikkujoulut ja muut henkilöstöjuhlat Pikkujouluilla on pitkä perinne työyhteisöissä ja jokaisella lienee käsitys tavanomaisesta pikkujouluista. Tämä tavanomaisuus on termi, joka toistuu puhuttaessa henkilöstölle järjestettävistä juhlista myös verotuksen näkökulmasta. Henkilöstöjuhlien verovapautta juhliin osallistuvien kannalta arvioitaessa, tulee tiettyjen asioiden täyttyä. Jotta sekä vähennyskelpoisuus yhtiön tuloverotuksessa että tapahtumaan liittyvien kustannusten arvonlisäverojen vähennyskelpoisuus täyttyvät, tulee seuraavien seikkojen toteutua: Juhlien tulee olla suunnattu koko henkilökunnalle eli niiden tulee olla kollektiivinen tapahtuma. Suuremmissa yrityksissä juhlat voidaan järjestää käytännön syistä esimerkiksi tiimeittäin tai toimipaikoittain.Tapahtuman tulee olla työnantajan järjestämä ja ajankohdan sekä paikan työnantajan ”määräämä”.Juhlien tulee olla kustannuksiltaan kohtuulliset. Tähän ei ole olemassa tarkkaa määritelmää vaan tämä on jokaisen pohdittava erikseen. Jos järjestäjällä herää kysymys, että mennäänköhän nyt kohtuullisten kustannusten yli, todennäköisesti silloin mennään.Tapahtuman tulee olla tavanomainen. Tavanomaiset pikkujoulut voivat siis sisältää esimerkiksi ruokailun ravintolassa ja vaikkapa teatteriesityksen. Sen jälkeen ehkä lähdetään vielä viihderavintolaan jatkoille. Kuulostaa tavanomaiselta ja tavanomaista lienee myös, että työntekijän puolisolla on mahdollisuus osallistua tapahtumaan. Henkilöstöllä tässä yhteydessä tarkoitetaan yrityksen palkansaajia. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että yrityksessä työskentelevät vuokrafirman työntekijät eivät ole yrityksen henkilökuntaa. Todettakoon vielä, että henkilöstöjuhliin ei ole osallistumisvelvollisuutta, jos henkilö katsoo parhaaksi jäädä tapahtumasta pois. Joululahjat henkilöstölle Osalla yrityksistä on myös tapana muistaa henkilöstöään joululahjan muodossa. Tämäkin on aihepiiri, jossa monesti on epäselvää, mitä voidaan antaa ja minkä arvoinen lahja voi olla. Lainsäädännöstä ei löydy suoraan tarkkaa määritelmää avuksi tätä pohdittaessa. Verohallinto on kuitenkin omassa ohjeistuksessaan antanut euromääräisen rajan lahjan arvolle. Koska lahjan katsotaan menevän saajan henkilökohtaiseen käyttöön, niin yritys ei voi vähentää lahjaan sisältyvää arvonlisäveroa kirjanpidossaan. Ja näillä ohjeilla homma menee putkeen, jälkipuheita ei tule ja lahja on saajalleen verovapaa: Lahjan arvo on enintään 100 euroa. Jos lahjan arvon ylittää 100 euroa,…

Oletko koskaan pohtinut miksi tilitoimistosopimuksesi irtisanomisaika on 2 kuukautta tai jopa 3 kuukautta? Miten pitkä irtisanomisaika vaikuttaa tilanteessa, jossa haluat vaihtaa tilitoimistoa? Onko jossain olemassa joku laki, joka määrää tilitoimistosopimuksen irtisanomisajaksi vähintään 2 kk vai olisiko tämä sopimusehto osapuolten keskenään sovittavissa oleva asia? Itse olen yrittäjänä kantapään kautta oppinut sen, että neuvottelen kaikkien ostosopimusteni irtisanomisajat mahdollisimman lyhyeksi. Maailma muuttuu kovaa vauhtia ympärillämme, minkä vuoksi vaihtoehdot on hyvä pitää mahdollisimman avoimena. Itse koen pitkät irtisanomisajat kuin ”käsirautoina asiakkaan ranteissa”. Kannustankin nyt kaikkia yrittäjiä tarkistamaan tilitoimistosopimuksensa irtisanomisajan. Jos se on 2 kk tai jopa 3 kk, sopimusehdot kannattaa neuvotella uusiksi siten, että irtisanomisajaksi sovitaan enintään 1 kk. Pitkä irtisanomisaika ei ole asiakkaan edun mukaista, eikä itse asiassa edes tilitoimiston oman edun mukaista. Tilitoimiston edun mukaista on pitkäjänteisesti toimittaessa tehdä asiakkaalle tilitoimiston vaihtaminen mahdollisimman helpoksi ja vielä muistuttaa asiakasta siitä, että tilitoimiston vaihtaminen on sähköisen taloushallinnon toimintaympäristössä helpompaa kuin puhelinoperaattorin vaihto. Tilitoimiston toiminta kehittyy silloin oikeaan suuntaan eli sellaiseksi, että sen tärkeimpänä tavoitteena on palvella asiakasta erinomaisesti.  Pitkällä tähtäyksellä myös tilitoimisto menestyy paremmin asettaessaan itsensä kilpailulle alttiiksi.  Pitkien irtisanomisaikojen taakse suojautuminen ja tilitoimiston vaihtamisen vaikeuden korostaminen ei ole asiakkaan, eikä siis myöskään tilitoimiston etu pitkällä aikavälillä.

Tilitoimisto on parhaimmillaan yksi yrityksen ja yrittäjän tärkeimmistä yhteistyökumppaneista ja siksi sen valinta kannattaa tehdä huolella ja aikaa säästämättä. On monenlaisia keinoja arvottaa tilitoimistoja keskenään. Tässä muutama vinkki, jotka ainakin kannattaa ottaa huomioon ennen päätöksen tekoa. Tunnista omat tarpeesi – Mitä haluat tilitoimistolta, mitkä ovat juuri sinun yrityksesi tarpeet ja toiveet?Hinta-laatu-suhde – Vertaile kokonaisuutta, älä vain yhden toiminnon yksittäistä hintaa!Henkilökemiat – Varmista, että olette kirjanpitäjäsi kanssa samalla aaltopituudella ja ajatuksenne yrityksen kehittämisestä ja taloushallinnosta ovat yhteneväisiä.Referenssit – Saat arvokasta tietoa tilitoimistoista lukemalla ja kuuntelemalla muiden yritysten näkemyksiä ja kokemuksia saamastaan palvelusta.Auktorisointi, ammattitaito ja palvelukyky – Varmista, että valitsemasi tilitoimiston ammattitaito ja palvelukyky ovat kohdillaan. 1. Tunnista omat tarpeesi Yritysten tarpeet vaihtelevat paljon. Mitä toivot tilitoimistolta? Kun tunnistat omat tarpeesi ja toiveesi, on eri vaihtoehtojen vertailukin helpompaa. Tällöin sinun on myös helpompi kommunikoida tarvitsemasi palvelut tilitoimistolle ja saada juuri sinun yksilöllisiin tarpeisiin räätälöity palvelukokonaisuus. Riittääkö sinulle, että voit toimittaa kuitit ja tositteet yhteen osoitteeseen ja sinun ei itse tarvitse huolehtia niiden käsittelystä? Haluatko, että tilitoimisto on yhteistyökumppani, jonka kanssa yritystä viedään yhdessä kehittäen eteenpäin? Haluatko niin sanotun avaimet käteen –ratkaisun, jossa sinun ei tarvitse miettiä kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyviä koukeroita ollenkaan? Vai haluatko olla tiiviisti yhteydessä ja osallistua itsekin aktiivisesti talouden hallintaan? Yrityksen tarpeista riippuen, tilitoimisto voi parhaimmillaan olla kuin oma taloushallinto-osastosi, joka osallistuu aktiivisesti liiketoimintasi kehittämiseen ja eteenpäin viemiseen. Tilitoimisto voi myös tarvittaessa ottaa vastuun koko taloushallintosi pyörittämisestä. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä ja tilitoimiston tapaamista, kannattaa siis miettiä minkälaista palvelua itse tarvitset ja minkä verran sinulla itselläsi on resursseja ja halua osallistua taloushallinnon hoitoon. 2. Hinta-laatusuhde Tarjouspyyntöjä lähettämällä olisi helppoa tehdä päätös vain hinnan perusteella. Pelkkään nimellishintaan ei päätöstään kannata kuitenkaan perustaa, vaikka se merkittävä tekijä onkin. Pelkkien eurojen sijaan huomiota kannattaa kiinnittää enemmän siihen, mitä sillä tarjotulla hinnalla saa. Onko hinnoittelu kiinteää vai esimerkiksi tunti- tai tositeperusteista? Saatko tarjotulla hinnalla…